Baza Wiedzy / Praca & Kariera

Biznesowy Email po Angielsku: 10 Błędów Polaków i Gotowe Szablony

Adrian Ekrem

Adrian Ekrem Abdulkerim

9 Stycznia 2026 • 14 min czytania

Biznesowy Email po Angielsku

"Dear Sir or Madam" – tak zaczynasz każdy email do zagranicznego klienta? To błąd numer jeden. Ten zwrot brzmi jak telegram z 1950 roku.

Pisanie maili po angielsku to codzienna rzeczywistość w polskich korporacjach, SSC i firmach eksportowych. Problem w tym, że szkolny angielski nie przygotowuje nas do biznesowej komunikacji. Rezultat? Maile, które brzmią sztywno, niezręcznie lub wręcz niegrzecznie – nawet jeśli gramatyka jest poprawna.

W tym artykule pokażę Ci 10 najczęstszych błędów Polaków, gotowe szablony i profesjonalne zwroty, które sprawią, że Twoje maile będą brzmiały jak napisane przez native speakera.

TL;DR — Złote zasady

1. Zacznij od "Hi [Imię]" – nie "Dear Sir or Madam".
2. Bądź krótki – max 5 zdań w głównej części.
3. Zakończ konkretnym CTA (Call to Action).
4. Używaj "please" i "would" dla uprzejmości.
5. Unikaj tłumaczeń dosłownych z polskiego!

📑 Spis Treści

  1. Struktura profesjonalnego maila
  2. Powitania i pożegnania
  3. 10 błędów Polaków
  4. 5 gotowych szablonów
  5. Profesjonalne zwroty
  6. Formalny vs nieformalny ton

1. Struktura profesjonalnego maila

Każdy biznesowy email powinien mieć 5 elementów:

Zasada 5 zdań

Badania pokazują, że maile powyżej 5 zdań mają znacznie niższy wskaźnik odpowiedzi. Jeśli musisz napisać więcej – rozważ telefon lub spotkanie.

2. Powitania i pożegnania

Powitania (od najbardziej do najmniej formalnego)

Zwrot Kiedy używać Uwagi
Dear Mr/Ms [Nazwisko], Pierwszy kontakt formalny Tylko gdy nie znasz imienia
Dear [Imię], Formalny, ale ciepły Bezpieczny wybór
Hi [Imię], Standard w korporacjach Najczęściej używany!
Hello [Imię], Nieco bardziej formalny niż "Hi" Dobry dla UK
Hey [Imię], Tylko z bliskimi współpracownikami Za nieformalny dla klientów!

Unikaj "Dear Sir or Madam"!

Ten zwrot jest archaiczny i bezosobowy. W erze LinkedIn łatwo znaleźć imię osoby, do której piszesz. Jeśli naprawdę nie znasz imienia, użyj "Hello" lub "Hi there".

Pożegnania

📧 Formalne

  • Kind regards,
  • Best regards,
  • Regards,
  • Sincerely,

💬 Nieformalne

  • Best,
  • Thanks,
  • Cheers, (UK)
  • Talk soon,

3. 10 błędów Polaków w mailach

❌ Błąd 1: "I am writing to you because..."

Zbyt formalne i rozwlekłe. Native speakerzy od razu przechodzą do rzeczy.

❌ Źle:
"I am writing to you because I would like to inquire about..."
✅ Dobrze:
"I wanted to ask about..." lub "Quick question about..."

❌ Błąd 2: "Please be informed that..."

Brzmi jak oficjalne pismo urzędowe, nie jak email.

❌ Źle:
"Please be informed that the meeting has been rescheduled."
✅ Dobrze:
"Just a heads up – the meeting has been moved to Thursday."

❌ Błąd 3: "I would like to kindly ask you..."

"Kindly" brzmi pasywno-agresywnie w wielu kontekstach.

❌ Źle:
"I would like to kindly ask you to send the report."
✅ Dobrze:
"Could you please send the report by Friday?"

❌ Błąd 4: "With regards" (zamiast "Regards")

Błąd gramatyczny – "With regards to" to co innego niż pożegnanie.

❌ Źle:
"With regards,
Anna"
✅ Dobrze:
"Best regards,
Anna"

❌ Błąd 5: "ASAP" bez kontekstu

Brzmi agresywnie. Zawsze podaj konkretny deadline.

❌ Źle:
"Please send this ASAP."
✅ Dobrze:
"Could you send this by end of day Thursday?"

❌ Błąd 6: Brak "please" i "would"

Polski jest bardziej bezpośredni. W angielskim wymaga zmiękczenia.

❌ Źle:
"Send me the file."
✅ Dobrze:
"Would you mind sending me the file?"

❌ Błąd 7: "I hope this email finds you well"

Po pandemii to klisza, której wszyscy są zmęczeni.

❌ Źle:
"I hope this email finds you well."
✅ Dobrze:
Pomiń lub napisz: "Hope you had a good weekend!"

❌ Błąd 8: Zbyt długie zdania

Polskie zdania złożone nie działają w angielskim biznesowym.

❌ Źle:
"As per our previous conversation regarding the project timeline which we discussed during the meeting last week..."
✅ Dobrze:
"Following up on our call last week about the project timeline."

❌ Błąd 9: "Revert back" zamiast "reply"

Indianizm, który wkradł się do polskiego angielskiego korporacyjnego.

❌ Źle:
"Please revert back with your feedback."
✅ Dobrze:
"Please let me know your thoughts."

❌ Błąd 10: Brak Call to Action

Email bez jasnej prośby = email bez odpowiedzi.

❌ Źle:
"Let me know if you have any questions."
✅ Dobrze:
"Could you confirm by Friday if this works for you?"

4. 5 gotowych szablonów

📧 Szablon 1: Follow-up po spotkaniu

📧 Szablon 2: Prośba o informację

📧 Szablon 3: Przeprosiny za opóźnienie

📧 Szablon 4: Umówienie spotkania

📧 Szablon 5: Przypomnienie

5. Profesjonalne zwroty

🚀 Otwieranie tematu

  • I wanted to reach out about...
  • Following up on our conversation...
  • Just a quick note about...
  • I'm getting in touch regarding...

🙏 Proszenie o coś

  • Would you mind...?
  • Could you please...?
  • I'd really appreciate it if...
  • Would it be possible to...?

⏰ Deadline'y

  • by end of day Friday
  • at your earliest convenience
  • when you get a chance
  • no rush, but ideally by...

🎯 Call to Action

  • Let me know your thoughts.
  • Looking forward to hearing from you.
  • Please confirm if this works.
  • Happy to discuss further.

6. Formalny vs nieformalny ton

Jak wiedzieć, jaki ton zastosować? Oto prosta zasada:

🔍 Dopasuj się do odbiorcy

Zasada "Mirror": Obserwuj, jak pisze do Ciebie druga osoba. Jeśli używa "Hi" i emotikon – możesz też. Jeśli pisze formalnie – dopasuj się.

Pierwszy email: Zacznij nieco bardziej formalnie. Łatwiej "zejść" w kolejnych mailach niż odwrotnie.

Sytuacja Ton
Pierwszy kontakt z klientem Formalny (Dear + nazwisko)
Codzienna komunikacja w zespole Nieformalny (Hi + imię)
Email do szefa swojego szefa Formalny, ale ciepły
Reklamacja/skarga Formalny, rzeczowy
Email do kolegi z innego działu Zależy od kultury firmy

Chcesz poprawić swój Business English?

Na moich lekcjach ćwiczymy realne sytuacje biznesowe – maile, prezentacje, negocjacje. Dostajesz feedback na żywo. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna.

Business English Online